Un proceso verdaderamente eficiente está diseñado para simplificar la forma en que tú y tu equipo trabajan.
Cuando todos siguen un conjunto de pasos bien probados, hay menos errores, retrasos, esfuerzos duplicados y el personal y los clientes se sienten más satisfechos.
Los procesos que no funcionan pueden provocar numerosos problemas. Por ejemplo:
- Los clientes pueden quejarse de la mala calidad del producto o del mal servicio.
- Tu equipo de trabajo se frustra.
- La cantidad de trabajo se duplica o no se culminan las actividades.
- La inversión de tiempo aumenta sin resultados tangibles.
- Los recursos se desperdician.
- Se pueden desarrollar cuellos de botella que provoquen que no se cumplan los plazos.
¿Cómo mejorar los procesos comerciales de un equipo?
Cuando encuentres algunos de los problemas mencionados anteriormente, puede ser el momento de revisar y actualizar el proceso como tal. Sigue estos pasos para hacerlo:
1. Analiza el proceso
Una vez que hayas decidido qué proceso deseas mejorar, documenta cada paso utilizando un diagrama de flujo . Esta herramienta muestra visualmente los pasos del proceso.
Es importante explorar cada fase en detalle, ya que algunos procesos pueden contener subpasos que no conoces. Te recomiendo consultar a las personas o áreas que utilizan estos procesos con regularidad para asegurarte de no pasar por alto nada importante.
2. Analiza el proceso
Utiliza el diagrama de flujo para investigar los problemas dentro del proceso. Considera hacerte siguientes preguntas:
- ¿Dónde se sienten frustrados los miembros del equipo o los clientes?
- ¿Cuál de estos pasos crea un cuello de botella?
- ¿Dónde suben los costos y/o baja la calidad?
- ¿Cuál de estos pasos requiere más tiempo o causa más retrasos?
También te recomiendo usar metodologías de análisis de causa y efecto o los 5 porqués; te mostrarán una radiografía del problema y te ayudarán a rastrear las causas hasta sus orígenes. Después de todo, si solo solucionas los síntomas, los problemas continuarán.
Habla con las personas o áreas afectadas por el proceso. ¿Qué creen que tiene de malo? ¿Y qué sugerencias tienen para mejorarlo? Luego, observa a otros equipos de tu organización y consulta ¿Qué tácticas han desarrollado para lidiar con situaciones similares?
3. Rediseña el proceso
Ahora vas a rediseñar el proceso para eliminar los problemas que identificaste y para ello es mejor trabajar con las personas que están directamente involucradas. Sus ideas pueden revelar nuevos enfoques y, además, es más probable que acepten el cambio si han participado en el proceso desde una etapa temprana.
Primero, asegúrate que todos comprendan lo que se supone que debe hacer el proceso. Luego, explora cómo puedes abordar los problemas que identificaste en el paso 2 (te recomiendo usar la metodología lluvia de ideas).
Luego, reduce tu lista de posibles soluciones considerando cómo las ideas de tu equipo se implementarían en un escenario real. Empieza por realizar un análisis de impacto para comprender todos los efectos de las ideas recabadas.
Posteriormente, realiza un análisis de riesgos o análisis de modos y efectos de falla para detectar posibles riesgos y puntos de falla dentro de tu proceso rediseñado.
En este punto, estas pruebas te ayudarán a comprender todas las consecuencias de cada idea propuesta y te permitirán tomar la decisión correcta para todos.
4. Adquiere los recursos
Ahora debes asegurar los recursos que necesitas para implementar el nuevo proceso. En este punto te recomiendo involucrar a los altos directivos o perfiles estratégicos de otras áreas.
Cabe destacar que, es importante que te asegures que comprendan cómo este nuevo proceso beneficiará a la organización. Es posible que debas preparar un caso comercial para demostrarlo y los más importante, detallar cómo impactará de forma positiva en los indicadores comerciales de ventas.
5. Implementa y comunica el cambio
Es probable que mejorar una rutina comercial implique cambiar los sistemas, equipos o procesos existentes. Por ejemplo, es posible que debas adquirir un nuevo software, contratar a un nuevo miembro del equipo u organizar la capacitación para tus colegas.
La implementación de tu nuevo proceso podría ser un proyecto en sí mismo, así que planifica y administra eso con mucho detalle. Asigna tiempo para lidiar con los problemas iniciales y considera ejecutar primero una implementación piloto para verificar posibles problemas.
6. Revisa el proceso
Pocas cosas funcionan perfectamente desde el principio. Por lo tanto, después de implementar el nuevo proceso, controla de cerca cómo van las cosas en las semanas y meses siguientes, para asegurarte que el proceso se esté desempeñando según tus expectativas. Este monitoreo también te permitirá solucionar problemas a medida que ocurren.
Haz que sea una prioridad preguntar a las personas involucradas en el nuevo proceso, cómo está funcionando y qué frustraciones, si las hay, están experimentando. Recuerda que, las pequeñas mejoras que se realicen con regularidad garantizarán que el proceso siga siendo relevante y eficiente.
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En definitiva, un proceso empresarial es un conjunto de pasos o tareas que tú y tu equipo utilizan repetidamente para crear un producto o servicio, alcanzar un objetivo específico o proporcionar valor a un cliente o proveedor. Cuando los procesos funcionan bien, pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad y la satisfacción del cliente.
Sin embargo, los procesos que no funcionan pueden causar frustración, retrasos y pérdidas económicas.
Ten en cuenta que necesitarás mejorar la mayoría de los procesos en algún momento porque los nuevos objetivos de la organización, las nuevas tecnologías y los cambios en el entorno empresarial pueden hacer que los procesos establecidos se vuelvan ineficientes u obsoletos.